In onze vorige blog hebben wij onze kijk op Business Continuity Management (BCM) uitgelegd. Stabiliteit in de wereld wordt steeds minder vanzelfsprekend en daarom is weerbaarheid noodzakelijk. Bij Trimension helpen wij organisaties hun weerbaarheid te versterken door een duurzaam Business Continuity Managementsysteem (BCMS) te implementeren. De implementatie van een BCMS hebben wij opgedeeld in zes fases: initiatie, analyse, ontwerp, inrichting, validatie en borging. In een serie van totaal zeven blogs (inleiding, onze zes implementatiefases) nemen we je mee in onze visie en werkwijze.
In deze tweede blog staan wij stil bij de eerste stap van ons implementatieproces: de initiatiefase. Waarom is deze fase belangrijk, en hoe gaan wij te werk?
Het leggen van de basis
Het is verleidelijk om direct te starten met risicoanalyses, impactanalyses en plannen, wanneer je als organisatie met BCM begint. Wij adviseren echter altijd om eerst een stapje terug te zetten voordat je de échte inhoud induikt. Een effectief BCMS-implementatietraject heeft namelijk een grotere kans van slagen wanneer duidelijk is waar jouw organisatie staat en wat het resultaat moet zijn van een BCMS.
De eerste stap bij implementeren van een BCMS te implementeren is een gesprek met het (top)management en andere sleutelfunctionarissen. We vormen een gezamenlijk beeld van de huidige situatie en de ambities. Hierbij kijken we niet alleen naar structuren en plannen, maar ook naar de organisatiecultuur en besluitvormingsdynamiek. Zo krijgen wij antwoord op de volgende twee kernvragen:
- waarom willen jullie een BCMS;
- wat willen jullie met de BCMS bereiken?
Het resultaat van de initiatiefase is een formele en gedragen start van het BCM-programma. De organisatie beschikt dan over een vastgesteld beleid, een duidelijk afgebakende scope, een formele interne opdracht, een ingerichte governance-structuur en benoemde rollen. Zodra dit is gedaan kun je als organisatie beginnen aan de volgende stap: de analysefase. In onze volgende blog duiken wij dieper in op deze fase. Wat zijn risico- en impactanalyses en hoe voer je deze uit?
Wordt vervolgd.