In onze vorige blog hebben wij toegelicht hoe je in de analysefase inzicht krijgt in kritieke activiteiten, impact, prioriteiten en risico’s. Dit vormt de basis voor de inrichting van een effectief Business Continuity Managementsysteem (BCMS). De implementatie van een BCMS hebben wij bij Trimension opgedeeld in zes fases: initiatie, analyse, ontwerp, inrichting, validatie en borging. In deze serie van zeven blogs nemen we je stap voor stap mee in onze visie en werkwijze.
In deze vierde blog duiken we dieper in op de ontwerpfase. In deze fase draait het om het uitwerken van strategieën en concrete maatregelen die ervoor zorgen dat kritieke activiteiten, diensten en processen binnen de afgesproken tijden kunnen herstellen, en om vast te stellen wat daarvoor nodig is. Op basis van de inzichten uit de BIA’s en de RI&E vertalen we continuïteitseisen naar doordachte oplossingen.
Het doel van de ontwerpfase
De ontwerpfase vormt het moment waarop strategische richtlijnen worden vertaald naar praktische uitvoerbaarheid. Waar de analysefase vooral inzicht oplevert, vraagt de ontwerpfase om het trekken van conclusies: kan de organisatie in de huidige inrichting voldoen aan de gestelde eisen, en zo niet, wat moet er dan veranderen? De vraag die in de ontwerpfase centraal staat is: wat moet er organisatorisch, technisch en logistiek worden ingericht om de continuïteitseisen daadwerkelijk te kunnen halen? Om dat te bepalen doorloopt de organisatie drie belangrijke stappen:
- de gap-analyse;
- strategiebepaling;
- het ontwerpen van maatregelen.
De weg naar herstelmaatregelen
We beginnen met de gap-analyse. In deze analyse wordt beoordeeld in hoeverre de huidige organisatie-inrichting in staat is om kritieke activiteiten binnen de vastgestelde RTO (Recovery Time Objective) te herstellen. Zo krijgen we een overzicht van welke activiteiten voldoende herstelcapaciteit hebben en welke niet. Het is natuurlijk niet altijd mogelijk om álle risico’s te mitigeren. Daarom bespreken we altijd met het management welke activiteiten prioriteit behoeven en welke restrisico’s binnen acceptabele kaders vallen.
Wanneer de hiaten in de herstelcapaciteit in kaart zijn gebracht moet er per activiteit een herstelstrategie worden bedacht. Deze strategie is niet alleen afhankelijk van de continuïteitseisen, maar ook van haalbaarheid, impact, benodigde middelen, doorlooptijd en kosten. Zo is zo snel mogelijk herstellen voor activiteit A wellicht de juiste strategie, terwijl het voor activiteit B mogelijk beter is om een tijdelijk alternatief te zoeken.
Zodra er een herstelstrategie is vastgesteld kan er gekeken worden naar de daadwerkelijke invulling van deze strategie: wat moet er concreet gebeuren wanneer er een verstoring optreedt, wie vervult welke rol en welke middelen zijn nodig om het herstel te realiseren?
Het resultaat van een goede ontwerpfase
Aan het einde van de ontwerpfase heeft de organisatie in beeld wat het gat is tussen de huidige en de gewenste herstelcapaciteit. Per activiteit zijn herstelstrategieën vastgesteld en we hebben bedacht hoe deze strategieën uitgevoerd kunnen worden. Deze concept-maatregelpakketten vormen het uitgangspunt voor de totstandkoming van de concrete BCP’s (bedrijfscontinuïteitsplannen) die in de inrichtingsfase worden ingericht.
In onze volgende blog nemen we je mee in deze inrichtingsfase. Hoe zorg je ervoor dat herstelstrategieën en concept-maatregelen ook echt gerealiseerd worden in concrete BCP’s met werkbare procedures en formats?
Wordt vervolgd.