In onze vorige blog beschreven we de inrichtingsfase van Business Continuity Management (BCM). We lieten zien hoe herstelstrategieën en maatregelpakketten worden vertaald naar concrete bedrijfscontinuïteitsplannen (BCP’s) die aansluiten op de dagelijkse praktijk en op bestaande structuren voor incident- en crisismanagement. Daarmee ontstaat een Business Continuity Management System (BCMS) dat daadwerkelijk gebruikt kan worden.
Wanneer het BCMS is ingericht, volgt de validatiefase. Bij Trimension onderscheiden we binnen de implementatie van een BCMS zes opeenvolgende fases: initiatie, analyse, ontwerp, inrichting, validatie en borging. In deze zesde blog staat de validatiefase centraal. In deze fase wordt vastgesteld of het BCMS in de praktijk functioneert zoals bedoeld en of het aansluit bij de doelstellingen die eerder zijn vastgesteld. Deze blog is een direct vervolg op de eerder gepubliceerde blogs in deze reeks. Voor een optimale leeservaring raden we je aan om de eerdere blogs eerst te lezen.
Het belang van valideren
BCM heeft pas waarde wanneer plannen ook echt uitvoerbaar zijn in de praktijk. Deze uitvoerbaarheid testen we door te oefenen. Daarbij staat realisme centraal: hoe functioneert de organisatie onder druk, en wat vraagt dat van zowel mensen als middelen?
Randvoorwaarden voor een goede oefening zijn duidelijke oefendoelen en een heldere oefenscope. Aan de hand daarvan stellen we een oefenplan en oefenscenario op. Tijdens een dergelijke oefening wordt duidelijk of de opgestelde plannen ook daadwerkelijk voldoende houvast bieden, of de verantwoordelijkheden voldoende helder belegd zijn en of de herstelplannen haalbaar zijn binnen de afgesproken hersteltijden. Daarnaast wordt ook direct getest of de contactlijsten up-to-date zijn en of alle informatie voldoende vindbaar is.
Om het maximale uit een oefening te halen moet er goed geëvalueerd worden. Als er verbeterkansen gesignaleerd zijn dan moeten deze goed geborgd worden om ervoor te zorgen dat ze ook daadwerkelijk leiden tot verdere verbetering van het BCMS.
De opbrengst van de validatiefase
De validatiefase levert meer op dan de constatering dat er plannen liggen. Als organisatie kun je zo ook onderbouwd aantonen dat je BCMS functioneert en weet je tegelijkertijd waar de grenzen liggen. Dit geeft de medewerkers die aan de slag moeten met het BCMS zelfvertrouwen in hun rol en handelingsperspectief. Daarnaast versterkt dit het vertrouwen van (externe) stakeholders: je laat zien dat continuïteit niet alleen op papier, maar ook in de praktijk is geregeld in jouw organisatie.
Na afronding van de validatiefase is duidelijk welke onderdelen van het BCMS op orde zijn en waar verdere aandacht nodig is. Tegelijkertijd is BCM geen eenmalige inspanning. Organisaties veranderen, dreigingen ontwikkelen zich en functies wisselen. Daarom richt de volgende en laatste fase zich op borging: hoe zorg je ervoor dat BCM onderdeel blijft van de dagelijkse werkwijze en dat het BCMS actueel blijft?
Wordt vervolgd.