In onze vorige blog beschreven we de validatiefase van Business Continuity Management (BCM). We bespraken hoe je onderbouwd kunt aantonen dat je Business Continuity Managementsysteem (BCMS) functioneert. Dit geeft je eigen medewerkers zelfvertrouwen voor wanneer zij het BCMS moeten gebruiken, en het geeft stakeholders vertrouwen dat continuïteit goed geborgd is in jouw organisatie.
Bij Trimension onderscheiden we binnen de implementatie van een BCMS zes opeenvolgende fases: initiatie, analyse, ontwerp, inrichting, validatie en borging. In deze laatste blog staat de borgingsfase centraal. Deze fase staat voor het duurzaam inbedden van BCM in de organisatie, zo wordt continuïteit niet een eenmalig project, maar een doorlopende organisatiecompetentie. Deze blog is een direct vervolg op de eerder gepubliceerde blogs in deze reeks. Voor een optimale leeservaring raden we je aan om de eerdere blogs eerst te lezen.
Het einde van de implementatie, het begin van PDCA
Het afronden van de validatiefase is een fantastische mijlpaal, want je BCMS werkt. Hiermee wordt het implementatieproces formeel afgesloten. Dat betekent echter niet dat je klaar bent. De wereld, en daarmee ook het BCMS van jouw organisatie, is continue in beweging. Dat het BCMS nu werkt, is geen garantie dat het over een jaar nog steeds net zo goed werkt. Stakeholders, interne processen, geopolitieke verhoudingen (en ga zo maar door) veranderen voortdurend, en daar moet jouw BCMS ook op inspelen.
Om de continuïteit van een organisatie op duurzame wijze voor de lange termijn werken wij bij Trimension met de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act):
- Plan: je stelt een plan op, in dit geval het BCMS;
- Do: je voert het plan uit in de praktijk;
- Check: je evalueert de uitvoering, behaalt het plan de gewenste resultaten;
- Act: je acteert op de evaluatie en stelt het plan bij waar nodig.
Deze cyclus blijf je herhalen zolang je het BCMS gebruikt. Alleen zo kun je waarborgen dat het BCMS daadwerkelijk up-to-date blijft en ook goed ingebed raakt in het beleid, gedrag en de cultuur van jouw organisatie.
Borging concreet
Om het BCM binnen jouw organisatie op niveau te houden raden wij aan om een jaarlijkse PDCA-cyclus in te richten. Een centraal onderdeel hierin is het opstellen van een opleidingsprogramma voor alle BCM-functionarissen binnen de organisatie. Zo zorg je ervoor dat nieuwe functionarissen snel op niveau komen en dat ervaren functionarissen zich blijven ontwikkelen. De inhoud van het BCMS moet ook periodiek getest worden, bijvoorbeeld via oefeningen en managementreviews. Op die manier blijft het BCMS actueel, ook als er (nog) geen echte verstoringen plaatsvinden. Wil je daarnaast aantoonbaar voldoen aan ISO 22301, dan hoort daar ook een structureel auditprogramma bij, inclusief periodieke interne audits.
Het resultaat van een goede borgingsfase is meer dan een eenmalig gevalideerd BCMS: het is een BCMS dat continu wordt verbeterd en is verankerd in de organisatie. Daarmee is BCM structureel ingebed in het beleid, gedrag en in de cultuur van de organisatie.
Met de borgingsfase eindigt het implementatieproces en sluiten wij deze serie blogs af. Benieuwd hoe wij jouw organisatie verder vooruit kunnen helpen op het gebied van BCM of heb je andere BCM-gerelateerde vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.