5 tips om ergernissen te voorkomen in het proces melding, alarmering en opschaling.

2 April 2024Als bureau gespecialiseerd in crisisbeheersing delen we graag inzichten die crisisorganisaties kunnen helpen. Door de jaren heen hebben we waardevolle OTO-ervaringen opgedaan, waarbij we ook niet zelden werden geconfronteerd met ergernissen binnen crisisorganisaties. Wanneer praktische randvoorwaarden niet op orde zijn, veroorzaakt dit ruis. Dat is zonde, omdat je de energie liever wil besteden aan het bestrijden van de crisis. Het leidt af van waar het eigenlijk over hoort te gaan. We doen het niet graag, maar in dit stuk delen we daarom een ‘top 5 ergernissen’ in het proces melding, alarmering en opschaling. Dus, beschouw de ergernissen vooral als onze manier om jouw eigen crisisorganisatie te verbeteren.

1.  Maak duidelijke afspraken over bereikbaarheid en beschikbaarheid en wat daarbij van medewerkers wordt verwacht. En vooral ook; marchandeer niet met de gemaakte afspraken. Wanneer je een uitzondering maakt voor iemand die het bijvoorbeeld ‘echt niet ziet zitten’ om de telefoon op te nemen, kun je er niet vanuit gaan dat anderen dit wel blijven doen. Merk je dat er discussie is over de huidige piketregeling en of deze passend is, vraag dan om een concreet voorstel om het wel passend te maken. Tot het moment dat dit verbetervoorstel ook formeel is bekrachtigd door de directie/bestuurder geldt gewoon nog de oude afspraak.

2.  Vergoeding bij crisisinzet: Regel dit of geef in de arbeidsvoorwaarden duidelijk aan dat dit ‘bij de functie hoort’ en dus al in het salaris is verdisconteerd. Uiteraard moet de crisisfunctie en bijhorende vergoeding ook vermeld staan bij de functieomschrijving in een vacature. Medewerkers weten dan waar ze aan beginnen en voelen zich extra gewaardeerd voor hun crisisinzet.

3.  'Iedereen staat er toch wel als het nodig is'. Dit horen we vaak. Dat is lang niet altijd zo! In de praktijk geldt dat inderdaad vaak voor de eerste uren, op een enigszins voordelig tijdstip, buiten de vakantieperiode en voor (toch vaak dezelfde) bovengemiddeld gemotiveerde medewerkers. Duurt de crisis langer, gaat hij de nacht in, spelen er ondertussen nog meer belangrijke ontwikkelingen, rommelt het net een beetje in de organisatie, dan is het al snel een stuk lastiger om je crisisorganisatie op sterkte te krijgen en te houden.

4.  Stop met foutgevoelige bellijsten en oproepsystemen. Geef crisisfunctionarissen een algemeen nummer dat wordt doorgeschakeld, zodat je altijd de juiste te pakken hebt en de bekende gezichten niet altijd ‘de klos’ zijn.

5.  Neem je crisisorganisatie serieus. Als je als werkgever vaag blijft over de verwachte bereik- en beschikbaarheid, heeft dit een negatief effect op de inzet. Wederkerigheid staat hierin centraal: crisismanagement vraagt een hoop van je personeel. Beloon ze hiervoor en maak duidelijke afspraken. Maak als leidinggevende ook zelf tijd voor deelname aan trainingen en oefeningen.

Terug naar het nieuws overzicht