Testen van je hybride crisisteam: (hoe) werkt dat in de praktijk?

8 October 2020Hoe functioneert je crisisteam tijdens een calamiteit in de ‘COVID-19 setting’? Waterschap Rijn en IJssel (WRIJ) oefende afgelopen week haar Actiecentrum Water (ACW). De COVID-19 spelregels bij WRIJ op kantoor en het thuiswerken door veel mensen met een crisisrol, vragen om een aangepaste werkwijze. Deze werd in vijf oefeningen getest. Centraal stond het Actiecentrum Water (ACW), de spil van de crisiscoördinatie binnen WRIJ. Uitgangspunt was een hybride samenstelling van het ACW: een kleine kernbezetting (vier of vijf mensen) op kantoor en de overige leden via Ms Teams op afstand, meestal nog eens vijf of zes mensen. Zowel de vergader- als de actiefase werden getest. Collega Roel Derckx dacht mee met de opzet en wat oefenbegeleider en evaluator tijdens de oefeningen. Het bleek een succesvolle, maar ook noodzakelijke test, waar veel van is geleerd.

Een aantal heel concrete leerpunten

Martin Nieuwenhuis, calamiteitencoördinator van WRIJ: “We hebben flink wat vlieguren kunnen maken door de oefeningen en het was zeer leerzaam voor iedereen. De scenario’s waren best pittig en dwongen tot intensieve samenwerking. Dat leverde de nodige praktische leerpunten op voor het gebruik van bijvoorbeeld onze grote beeldschermen, de microfoons, LCMS en Ms Teams. Goed vooroverleg, heldere procesafspraken en strak hanteren van de PBOB structuur zijn in deze setting extra belangrijk om iedereen goed te laten deelnemen.”.

Overleggen via Ms Teams zijn inmiddels gemeengoed bij WRIJ, toch was het een goede keuze om dit nog eens extra te beoefenen met het oog op opschalingen. Rutger Stienen, collega calamiteitencoördinator van Martin: “We kozen voor complexe scenario’s, met behoorlijk wat tijdsdruk in de opstartfase. Dat vereist optimale samenwerking, om samen snel tot een goede beeldvorming en oordeelsvorming te komen. Ook hebben we bewust het scenariodenken getest, om te kijken hoe je in deze setting voldoende creatief en proactief kunt zijn. Dat is echt wat anders dan eenvoudig overleggen en het is goed dat onze mensen daar ervaring in op hebben gedaan.”

Een aanrader voor alle (crisis)organisaties!

De oefeningen waren een belangrijke voorbereiding voor de crisisorganisatie. Kijkend naar de huidige ontwikkelingen in COVID-19, is de verwachting dat het aangepaste werken nog zeker tot medio 2021 noodzakelijk blijft. Statistisch gezien, zullen in die periode zeker opschalingen van de crisisorganisatie plaatsvinden. Martin en Rutger zijn in ieder geval tevreden over de resultaten: “Natuurlijk doe je concessies, maar de hybride werkwijze heeft zich bewezen tijdens de oefeningen. Duidelijk is ook dat we nu niet stil kunnen zitten en dat we gewoon doorgaan met het trainen en oefenen in de komende periode. Dat is ook de tip aan andere organisaties: bereid je hier serieus op voor en onderschat niet dat deze werkwijze iets extra’s vraagt van je mensen en techniek. Het is écht belangrijk hierin ervaring op te doen, om straks met een goed gevoel een echte opschaling in te kunnen gaan!”