Van reactief naar proactief

18 September 2015Situatieanalyse voor informatiecoördinatoren. Roel onderstreept het belang van vooruit kijken en ombuigen!

Het vliegtuig moeten halen en plannen wat je allemaal moet doen om tijdig goed voorbereid in te checken? Een verbouwing plannen zodat je in je nieuwe huis kunt, zodra je uit je oude huis moet? Backwardplanning doe je eigenlijk op een heel natuurlijke manier! Backwardplanning is ook heel goed in te passen in het scenariodenken tijdens crises. Daarbij zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden en is er niet één ideaal stappenplan.

Vooruitdenken en inhalen
Hoe zit dat? Bij de meeste crises begin je als crisisteam met een achterstand. De crisis is al bezig en je gaat maatregelen nemen. De eerste maatregelen zijn gericht op de korte termijn en nog erg ‘reactief’. De uitdaging is om zo snel mogelijk ‘de crisis in te halen’, door verder vooruit te denken en alvast maatregelen in gang te zetten die voorkomen dat zaken nog verder uit de hand lopen. Proactieve maatregelen dus.

Backwardplanning blijkt in de praktijk nog best wel lastig, maar met een beetje oefening krijgen deelnemers er al snel  handigheid in. Scenariodenken vergt inschattingen en aannames en die gaan altijd gepaard met onzekerheid. Mijn indruk is dat daarbij de verleiding ontstaat om vooral druk met het hier en nu bezig te gaan en de toekomst even te laten voor wat die is. Dat kan ook anders, door wat meer structuur te geven die leidt tot meer ‘vooruitdenken’.

En hoe doe je dat dan?
Onlangs heb ik bijvoorbeeld een leuke training voor informatiecoördinatoren begeleid. Opnieuw bleek dat het onderwerp scenariodenken en netwerkanalyse, voorziet in een duidelijke behoefte. Ik heb al eerder gemerkt dat dergelijke trainingen opvallend goed scoren bij de deelnemers. Waarom? Mijn indruk is dat het gaat om een onderwerp waar de deelnemers zich echt mee geholpen voelen: grip krijgen op de crisis door proactief te handelen. Bijvoorbeeld zo:

• Gebruik een  handzaam stappenplan, dat je houvast biedt bij je scenarioanalyse.
• Maak vanuit de huidige situatie eerst een inschatting van de toekomstige ontwikkeling van de crisis, wanneer je niet zou interveniëren.
• Bepaal welke interventies zinnig zijn en zet die op een tijdslijn, die wat verder in de toekomst kijkt. Wat zijn bijvoorbeeld de interventies die je de komende drie dagen globaal gaat inzetten.
• Kijk daarna naar de korte termijn (bijvoorbeeld de komende paar uur) en bepaal welke acties daarin nodig zijn om nu al goed voor te sorteren op de toekomst.

Het resultaat is niet alleen een tijdslijn met verwachte gebeurtenissen en acties op lange en korte termijn. Het resultaat is ook zicht op afhankelijkheden tussen acties, betrokken partners, benodigde informatie, etc.

De sessie maakte voor mij in ieder geval weer duidelijk dat het stimuleren van pro-activiteit een waardevolle stap is in de verdere professionalisering van de crisisorganisatie, waar veel behoefte aan is en veel enthousiasme door ontstaat!

Terug naar het nieuws overzicht