Verdieping: Table Top sessies NCTV

9 April 2015Table Top sessies wérken echt. Want samen actief aan plannen werken, motiveert!

Wat ooit ontstond als alternatief voor het traditionele oefenen, is uitgegroeid tot een beproefd concept voor het ontwikkelen, testen en implementeren van draaiboeken en werkwijzen voor bijvoorbeeld crisisbeheersing. Voor de verbetering van het Kader grootschalige evacuatie maakte de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) gebruik van het instrument Table Top zoals dat door Trimension voor de Nationale Academie voor Crisisbeheersing (NAC) wordt verzorgd.
 

De sessies zijn ontstaan vanuit het idee om deelnemers aan een crisissimulatie echt samen te laten leren, in plaats van dat iedereen op zijn eigen kamertje ‘rampje speelt’ en geen idee heeft waar de rest mee bezig is. Tijdens de Table Top zitten de deelnemers samen aan tafel rond een groot vel papier. “We maken gebruik van de kracht van visualisatie”, legt Trimension directeur Roel Derckx uit.

“Aan de hand van een kort scenario maken de betrokken partijen samen een netwerkschema. Hoe lopen informatiestromen, waar vindt besluitvorming plaats, hoe is ieders rol en welke informatie is nodig om die naar behoren uit te oefenen? Zo visualiseren de deelnemers wat er allemaal bij zo’n scenario gebeurt. Met als doel het interactief en stapsgewijs bespreken van bestaande plannen en werkwijzen. Deelnemers leren de plannen beter kennen én kunnen suggesties doen voor verbetering.” Daarmee is de Table Top een bijzonder inspirerende, nuttige en niet in de laatste plaats heel leuke manier van samen oefenen én plannen ontwikkelen.

Weer behapbaar
Het Kader Grootschalige Evacuatie van de NCTV is zo’n plan. Het is bedoeld als hulpmiddel voor de Veiligheidsregio’s en hun partners, om zich goed voor te bereiden op grootschalige evacuaties. Bij het opstellen van het concept Kader waren de beoogde gebruikers betrokken en leverden de nodige input. Toch bestond bij de opstellers van het Kader nog twijfel over de bruikbaarheid van het resultaat. Het concept Kader was behoorlijk omvangrijk en telde nogal wat stappen met veel verdiepende informatie. Gaan mensen een dergelijk Kader in de praktijk wel echt gebruiken? Dat moet anders, vonden ze bij de NCTV. “Wij hebben Trimension gevraagd om samen met ons een aanpak te ontwikkelen om het Kader Grootschalige Evacuatie echt een stap verder te brengen”, vertelt Ton van der Putten, die binnen de NCTV op het dossier evacuatie zit. “Onder meer door het uitgedijde kader weer behapbaar te maken en de gebruikers er echt actief bij te betrekken.” Table Top sessies bleken bij uitstek geschikt.

Waardevolle tips
Tijdens de eerste sessie werd het bestaande stappenplan voor het ontwikkelen van een evacuatiestrategie op een heel groot papier gezet. Vervolgens ging iedereen eromheen zitten en werden er per stap vragen gesteld over de essentie en werkbaarheid. De deelnemers bespraken de vragen eerst in aparte groepjes en daarna gezamenlijk. Alle tips uit sessie één leidden tot het aanpassen van het stappenplan dat weer diende als basis voor de tweede sessie- die voor de toepassen van de evacuatiestrategie in de warme fase. En dat wérkt. “Het was ontzettend leuk om te doen en iedereen is enorm enthousiast”, zegt Van der Putten. “De sessies leverden bovendien een heleboel waardevolle tips en inzichten die we meteen konden verwerken en die het kader écht beter maken.” Dat het oorspronkelijke plan te uitgebreid was, werd bevestigd. “Mensen hebben zelf een heleboel kennis en kunde”, vervolgt Van der Putten. “De invulling en vertaalslag naar de praktijk maken ze zelf wel, als je ze daar de ruimte voor geeft. Door het plan tot de hoofdlijnen te beperken, maak je het ook veel makkelijker toepasbaar in andere regio's. Want dat is natuurlijk de bedoeling. Ik heb er vertrouwen in dat het Kader in zijn nieuwe vorm ook echt gebruikt gaat worden."

Urgentie
Enthousiasme en nieuwe inzichten waren er ook bij de overige deelnemers die meededen aan de NCTV sessie. Hun reacties liegen er niet om: 'Heel groot verschil, het Kader is nu veel handzamer, knap gedaan, bevalt beter, goed dat het er komt’, was de algemene conclusie. Derckx: "Een geweldig resultaat natuurlijk, waar regio’s en hun partners ook zelf mee aan de slag kunnen. Persoonlijk vond ik het vooral ook mooi om te zien dat door de Table Tops de motivatie duidelijk toenam om ook echt met het Kader aan de slag te gaan. Door tijdens de sessie een concreet evacuatiescenario als voorbeeld te gebruiken, wordt het gevoel van urgentie hoger en wordt de noodzaak van een goede voorbereiding in de koude fase nog beter gevoeld." Van der Putten sluit zich daarbij aan: “De Table Tops geven echt een impuls aan het snel en efficiënt ontwikkelen van plannen en het is veel motiverender dan de traditionele aanpak, waarbij het plan in klein comité ‘vanachter de computer’ wordt geschreven en becommentarieerd. Een aanrader!”.

Samen-gevoel
Wat is het geheim van het succes achter de Table Top sessies? “De sessies leiden tot meer samen-gevoel”, merkt Derckx. “Door samen echt actief aan de slag te gaan aan de hand van een concreet crisisscenario, wordt een plan of kader veel praktijkgerichter en ook echt iets van de mensen zelf. Ze zijn dan samen verantwoordelijk voor het eindresultaat en dan wordt het ook leuker om er aan en mee te werken.” Een andere succesfactor is de interactie tijdens de sessies. “Ze zijn heel anders dan een reguliere vergadering. Er wordt echt om ieders mening gevraagd. Alles is bespreekbaar en mensen stimuleren elkaar om in een veilige omgeving scherpe inbreng te leveren. Juist daarom zitten we hier. Doordat deelnemers vanuit verschillende invalshoeken live expertise inbrengen is er écht interactie en er kan goed worden dóórgevraagd. Suggesties voor verbetering worden aan tafel al geconcretiseerd en zijn daardoor na afloop heel makkelijk te verwerken in de volgende versie van het plan.” Een belangrijke succesfactor voor de Table Top sessies is volgens Van der Putten de aanwezigheid van de externe begeleider. “Die kan net wat scherper doorvragen zonder continu rekening te hoeven houden met eventuele interne gevoeligheden. Zo’n sessie is voor de begeleider erg intensief en vraagt om veel ervaring. Door die rol uit te besteden kun je zelf ook beter luisteren, doorvragen en meedenken.”

Zelf ervaren
Als een deel van de collega’s een succesvolle Table Top heeft gehad, is het natuurlijk zaak het enthousiasme en de resultaten te laten doorwerken in de hele organisatie. Daar zit volgens Derckx nog wel een klein risico. “Verwacht niet vanzelfsprekend dat collega’s, die niet meededen, op voorhand even enthousiast zijn. Mensen moeten het echt zelf ervaren. Gebruik Table Tops dus bewust óók om de plannen verder in de organisatie te implementeren. Nodig collega’s daarom vooral uit voor zo’n sessie en laat ze aan de hand van een realistisch scenario en de plannen zelf ervaren hoe goed het werkt.”

Door: Sanne van der Most

Terug naar het nieuws overzicht