In onze vorige blog zijn we ingedoken op de vraag wat een organisatie moet doen om aan de gestelde continuïteitseisen te voldoen. Om dit vast te stellen doen we eerst een gap-analyse tussen de huidige en de gewenste herstelcapaciteit. Vervolgens stellen we per activiteit herstelstrategieën vast en ontwerpen we concept-herstelmaatregelen. Hiermee kunnen we verder naar de volgende stap in de implementatie van het BCMS: de inrichtingsfase. De implementatie van een BCMS hebben wij bij Trimension opgedeeld in zes fases: initiatie, analyse, ontwerp, inrichting, validatie en borging. In deze serie van zeven blogs nemen we je stap voor stap mee in onze visie en werkwijze.
In deze vijfde blog staat de inrichtingsfase centraal; hoe zorg je ervoor dat alle herstelstrategieën en maatregelpakketten ook in de praktijk gebracht kunnen worden? Deze blog is een direct vervolg op de eerder gepubliceerde blogs in deze reeks. Voor een optimale leeservaring raden we je aan om de eerdere blogs eerst te lezen.
Een BCMS is opgebouwd uit verschillende BCP’s
Strategieën en plannen krijgen pas écht waarde als ze aansluiten op de praktijk en gebruikt worden door de mensen die ermee werken. Ze moeten niet alleen duidelijk handelingsperspectief bieden, maar ook aansluiten op bestaande werkwijzen en structuren voor incident- en crisismanagement omdat er regelmatig sprake is van overlap tussen BCM en crisismanagement.
De omvang van een BCMS verschilt per organisatie. Logischerwijs is het BCMS van een grote en complexe organisatie omvangrijker dan dat van een kleine en eenvoudige organisatie. Structureel bestaat een BCMS uit verschillende bedrijfscontinuïteitsplannen (BCP’s). Per afdeling is er een operationeel BCP en één overkoepelend strategisch BCP.
Operationele BCP’s
In een operationeel BCP staat omschreven wie de eigenaar is van BCM binnen de afdeling, welke activiteiten kritiek zijn voor de afdeling, welke afhankelijkheden deze kritieke activiteiten hebben (zowel intern als extern), welke herstelstrategie er per activiteit is gekozen en welke maatregelen er genomen worden zodra een activiteit uitvalt. Per activiteit is ook een communicatieprotocol opgenomen: welke stakeholders (wederom zowel intern als extern) moeten welke informatie krijgen als de activiteit uitvalt? Om deze communicatieprotocollen goed uit te kunnen voeren moet er in ieder operationeel BCP een contactlijst worden opgenomen met daarin de up-to-date contactgegevens van alle relevante stakeholders.
Operationele BCP’s moeten zo concreet mogelijk handelingsperspectief bieden zodat medewerkers bij uitval van een activiteit direct weten wat ze moeten doen. Hoe uitgebreider het handelingsperspectief is uitgewerkt en hoe meer er in de koude fase is voorbereid (denk bijvoorbeeld aan reserveonderdelen op voorraad, afspraken met externe partijen, etc.), des te sneller er aan herstel gewerkt kan worden.
Het strategische BCP
Alle operationele BCP’s staan via het strategische BCP met elkaar in verbinding. In dit plan staat het BCM-beleid, de scope en de governance-structuur van het BCMS omschreven. Daarnaast biedt het een overzicht van alle operationele BCP’s en onderlinge afhankelijkheden en hoe het BCMS aansluit op de bestaande incident- en crisisstructuren. Het strategische BCP maakt het BCMS tot één coherent geheel in plaats van een collectie losse operationele BCP’s.
Met het afronden van de inrichtingsfase beschikt de organisatie over een werkbaar BCM-responssysteem dat klaar is om voor gebruik in de praktijk. Uiteraard moeten de vastgestelde BCP’s getoetst worden in een realistische omgeving. Dit brengt ons bij de volgende fase in ons implementatieproces: de validatiefase. In onze volgende blog staat deze fase centraal: hoe toets je of het nieuwe BCMS ook echt werkt in de praktijk?
Wordt vervolgd.